Accord de traitement des données (article 28 du RGPD)

Objet, durée, nature et finalité

Hébergement et traitement des contenus de l’espace de travail pour fournir le service décrit dans les conditions d’utilisation, pendant la durée du contrat puis jusqu’à la suppression des données.

Données et personnes concernées

• Personnes : membres de l’agence, contacts de ses clients, et toute personne mentionnée dans les contenus.
• Données : identité et contact, messages, briefs, fichiers et maquettes, commentaires, journaux techniques.
• L’agence s’abstient de déposer des catégories particulières de données (art. 9) sauf nécessité et base légale.
• L’agence informe les personnes concernées de ses propres traitements, y compris du recours à BeBrief comme sous-traitant. Les documents de BeBrief, que voient les personnes invitées, ne remplacent pas cette information.

Engagements du sous-traitant

• Ne traiter les données que sur instruction documentée de l’agence, y compris pour les transferts hors de l’UE.
• Ne jamais traiter les données pour ses propres finalités. En particulier, ne pas les utiliser pour son activité de studio de création, pour démarcher les clients de l’agence ni pour entraîner un modèle d’IA.
• Limiter l’accès du support à la durée et au périmètre autorisés par un propriétaire de l’agence ; chaque accès est journalisé et consultable par l’agence.
• Soumettre les personnes autorisées à une obligation écrite de confidentialité, qui survit à la fin de leur mission.
• Mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites en annexe et les maintenir à jour.
• Aider l’agence à répondre aux demandes d’exercice des droits : export, rectification et effacement sont disponibles dans l’application.
• Notifier à l’agence toute violation de données la concernant dans les 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations utiles à sa propre notification à l’autorité de contrôle.
• Aider l’agence pour ses analyses d’impact et consultations préalables.
• En fin de contrat, restituer les données (export complet) puis les supprimer sous 30 jours, sauvegardes comprises sous 30 jours supplémentaires.
• Mettre à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de cet accord et permettre des audits, sur préavis raisonnable.

Sous-traitants ultérieurs

L’agence autorise le recours aux sous-traitants listés sur la page Sous-traitants. Tout ajout ou remplacement est annoncé au moins 30 jours à l’avance ; l’agence peut s’y opposer pour un motif raisonnable et, à défaut d’accord, résilier sans frais.

Chaque sous-traitant ultérieur est tenu par écrit aux mêmes obligations de protection.

Transferts hors de l’Union européenne

Les données sont hébergées dans l’UE. Les seuls transferts sont l’envoi du contenu soumis à l’assistant vers OpenAI et Anthropic (États-Unis) et d’extraits de texte vers TypeSafe : OpenAI sous le Data Privacy Framework UE–US et les clauses contractuelles types, Anthropic sous [base du transfert vers Anthropic : DPF et/ou clauses contractuelles types], TypeSafe sous les clauses contractuelles types.

Annexe : mesures de sécurité

• Isolation de chaque agence au niveau de la base de données (sécurité au niveau des lignes, imposée même au compte applicatif).
• Compte applicatif sans privilège d’administration ; il ne peut ni contourner l’isolation ni modifier le schéma.
• Chiffrement des échanges (HTTPS, HSTS) et en-têtes de sécurité stricts (CSP, protection contre l’intégration dans des cadres).
• Connexion sans mot de passe par lien à usage unique valable 30 minutes ; sessions révocables à tout moment.
• Les clés d’accès Figma sont chiffrées en AES-256-GCM.
• L’équipe de BeBrief ne voit que des métadonnées (nombre de projets, volume de stockage) ; les clients d’une agence y apparaissent seulement comme « Client », sans nom, email ni domaine. L’accès au contenu d’une agence exige une autorisation limitée dans le temps, accordée par un propriétaire de l’agence et visible dans son journal.
• Journal d’audit des connexions, des actions d’administration et des accès du support.
• Limitation du nombre de requêtes, conteneurs en lecture seule et sans privilège.
• Sauvegardes chiffrées hors du serveur, avec test de restauration.